Leren uit retrospectives: terugkijken om verder te geraken

In de snel veranderende wereld waarin we leven, is het noodzakelijk om geregeld op de pauze-knop te drukken en te analyseren of je medische kmo evolueert zoals gepland. Een retrospective, heet zo’n moment in de Agile- methodologie. En het betekent niet meer dan ‘terugkijken naar de afgelopen periode’. Wat is het nut daarvan voor jouw groepspraktijk? En hoe pak je het aan? Dat lees je hier.

Wat is een retrospective?

Een retrospective is een waardevolle tool om even stil te staan bij de teamwerking en doelstellingen die je als team gezet hebt. Behaalde je je kortetermijndoelstellingen? Wat waren de moeilijkheden? Wat heb je hier als team uit geleerd en zou de volgende keer anders en dus beter kunnen? 

Het is ook een moment om te kijken naar de belangrijkste KPI’s (key performance indicators) van je groepspraktijk. Hoe evolueert bijvoorbeeld de patiëntentevredenheid, teamwork, financiën, etc.?

Welke voordelen heeft een retrospective voor mijn medische groepspraktijk?

Regelmatig een retrospective inplannen heeft talloze voordelen. De medische kmo’s die ik begeleid, plukken vooral de vruchten op deze vlakken:

• Continue verbetering

Albert Einstein zei: "Het is waanzin om keer op keer hetzelfde te doen en verschillende resultaten te verwachten.”. Helaas is dit wat in veel teams gebeurd. Ze blijven hetzelfde doen, en zijn verbaasd dat het probleem niet oplost. Door op de pauze-knop te drukken, zie je waar de knelpunten zitten en kan je deze aanpakken.

• Empowerment van alle teamleden

Tijdens een retrospective formuleren alle teamleden hun mening. Zo luister je niet enkel naar degene die het hardste roept. Neen, je zal zo al de meningen naast elkaar horen. Wat het startpunt is om samen te kijken welke punten het team wilt aanpakken.

• Samenwerking verbeteren

Door keer op keer de samenwerking te evalueren en mogelijke spanningen of knelpunten bespreekbaar te maken en aan te pakken, zal de samenwerking telkens verbeteren. Je teamleden zullen zich gesterkt voelen en meer vertrouwen hebben in elkaar.

Hoe pak je het aan?

STAP 1: Achtergrond en werkwijze

Over welk onderwerp zal de retrospective gaan? Over een afgelopen periode, over een specifiek project, etc? 

Eenmaal dit duidelijk is, bepaal je de werkwijze. Er zijn heel veel manieren om een retrospective te doen. Google maar eens de term en je zal heel veel mogelijkheden vinden. De ‘3L’en-werkwijze’ is een heel gebruiksvriendelijke manier. Hierbij denkt elk teamlid na over wat goed was (what did you LIKE?), wat ontbrak (what did you LACK?) en wat die leerde (what did you LEARN?).

STAP 2: Data verzamelen

Alle teamleden nemen de tijd om hun ideeën op te schrijven,  op post-its (of digitaal (via Miro of Jamboard). Waarom die niet meteen uitspreken? Door te noteren, kan iedereen even in stilte nadenken om zijn of haar mening te formuleren. Je wil de mening van élk van je teamleden horen, toch? 

STAP 3: Inzichten genereren & clusteren

Nu is het tijd om in stilte of gezamenlijk door de post-its te gaan. Zo ben je er zeker van dat alle punten duidelijk zijn. Hierbij is het uiteraard belangrijk om zonder oordeel te luisteren en niet in discussie te treden.

Ondertussen cluster je de verschillende inzichten: groepeer de ideeën per thema, door ze in groepjes aan de muur te kleven.

STAP 4: Go to action

Vanaf deze stap kijk je met je team naar de toekomst en definieer je samen een actieplan. Als team bepaal je eerst welke cluster voor jullie het belangrijkste is. 

Daarna bepaal je samen de nodige acties die je als groepspraktijk moet ondernemen. Wees hierbij zo concreet mogelijk. Wat gaan we doen? Wie zal dit doen? Hoe zullen we weten of de actie succesvol was?

STAP 5: Sluiten

Na een restrospective is het altijd nuttig om kort stil te staan bij het verloop van de vergadering.

Enkele mogelijke vragen zijn:

• Wat heb je opgemerkt?

• Ben je tevreden over het verloop van de vergadering?

• Wat zouden we moeten meenemen naar de volgende retrospective?

Voorwaarde tot succes

Om je retrospective te laten slagen, is het cruciaal dat je een veilige omgeving creëert en dat iedereen er met de juiste mindset aan deelneemt. 

Fouten maken is menselijk en uit fouten kan je leren. Fouten aanhalen is dus belangrijk worden aangehaald, maar probeer hier niet te focussen op wie de fout heeft gemaakt. Nuttiger is het om te kijken naar hoe je als team een gelijkaardige fout kan voorkomen in de toekomst. Welke processen, afspraken, etc. zijn daarvoor nodig? Mensen met kleine kinderen zullen de leuze “Proberen om te leren” wel kennen. Dit geldt ook in de microkosmos die jouw groepspraktijk is. 

Zo krijgt je team een growth mindset: je ziet een fout als een leeropportuniteit. Een kans om te verbeteren en sterker te worden als team en als onderneming.

Wil je graag met retrospectives beginnen in jouw medische kmo? Goed idee, retrospectives helpen je veel sneller te zien wat anders moet om je doelen te bereiken. Heb je daar graag professionele begeleiding bij? Dan ben je hier aan het goede adres.