Efficiëntie- en procesverbetering in de zorg, een case studie
In elke praktijk staat de zorg voor de patiënten centraal. Echter, wanneer de ondersteunende processen niet soepel lopen, kan dit een negatieve invloed hebben op de kwaliteit van de dienstverlening.
Enige tijd geleden merkte ik dit ook op in een tandartspraktijk. Deze praktijk beschikt over een intern dentaal labo, dat een cruciaal element is binnen hun dienstverlening. Helaas veroorzaakte dit labo veel werkdruk en frustraties binnen het team, bij de praktijkeigenaar en ook bij de patiënten. Opdrachten waren niet op tijd klaar of moesten last minute ingehaald worden, wat voor de nodige stress zorgde in het team en/of langere wachttijden voor de patiënten. Dringende en niet-dringende werken volgden dezelfde protocols waardoor leveringsdata niet gehaald werden. Er was geen overzicht of prioritisering van urgente opdrachten. De status van de lopende opdrachten was niet duidelijk en er was geen duidelijke toewijzing van tussenstappen aan teamleden.
Bij het analyseren van het proces werd al snel duidelijk dat er veel onduidelijkheid heerste. Wat waren de exacte specificaties voor het werk? Welke leveringstermijnen moeten gerespecteerd worden? Welke tussenstappen van het proces waren reeds voltooid? Wanneer was feedback vereist van de tandarts? Deze vragen bleven vaak onbeantwoord en waren niet duidelijk voor de verschillende teamleden.
De oplossing voor dit probleem bestond uit vier elementen:
Visualisatie en vereenvoudiging van het proces
Het vastleggen van duidelijke afspraken over welke informatie vereist is vóór en tijdens het proces.
Het toewijzen van teamleden die verantwoordelijk zijn voor specifieke tussenstappen
De implementatie van een tool om alle benodigde informatie op één plek beschikbaar te hebben en om de voortgang van het proces te kunnen volgen.
Wat is het resultaat?
Stijging van het aantal werken dat op tijd klaar is van 70% naar 97%
Daling van werken die vergeten waren of die last minute ingehaald moeten worden naar van 40% naar 0%
Kortere wachttijden en voorspelbare doorlooptijden voor urgente opdrachten
Minder herwerkingen en aanpassingen nodig
Minder overuren gepresteerd door de werknemers
Minder stress, een beter overzicht en meer rust in het team
We slaagden erin om de efficiëntie, effectiviteit en werkplezier van het interne dentaal labo aanzienlijk te verbeteren. Hierdoor profiteerden zowel het team als de patiënten uiteindelijk van een gestroomlijnde en betrouwbaardere service.
Wil jij ook kijken hoe sommige processen kunnen aangepakt worden? Contacteer me vrijblijvend.
